Die E-Mail Kommunikation ist die am häufigsten verwendete Kommunikationsart in Unternehmen. Hierdurch ergeben sich Fragen hinsichtlich der konkreten Verschlüsselungspflicht bei der Nachrichtenübertragung, dem Einfluss von Anti-Spam- und Anti-Malware-Software auf die Kommunikation, der Zurechenbarkeit einer empfangenen E-Mail, Fragen ab wann eine E-Mail tatsächlich als zugestellt gilt und wie dies rechtlich zu bewerten und auch zu beweisen ist und wie die Pflicht zur E-Mail-Archivierung in Unternehmen umgesetzt werden kann. Die E-Mail-Verschlüsselung ist Pflicht und die Transportverschlüsselung bis auf wenige Ausnahmen, ein geeignetes Mittel zur rechtssicheren Kommunikation. Diese sollte dauerhaft ausgehend erzwungen werden. Die technisch korrekte Konfiguration des eigenen E-Mail-Servers, zur Aufzeichnung von Übertragungsprotokollen zu Beweiszwecken ist empfohlen. Auch der dauerhafte Einsatz von Übermittlungs- und Lesebestätigungen für ausgehende E-Mails, liefert im Streitfall nötige Zustellnachweise. Beim Einsatz des E-Mail-Archivs für gesendete und empfangene Handelsbriefe, sollte OpenSource-Software mit offenen Schnittstellen gewählt werden, um einen späteren u.U. nötigen Wechsel zu vereinfachen. Die private Internetnutzung sollte aus Datenschutzgründen und zur Vereinfachung der Archivierung, durch Betriebsanweisung unterbunden werden, um eine Vermischung von privaten und geschäftlichen Daten von vorne herein zu vermeiden. Das Medium E-Mail kann rechtssicher eingesetzt werden und bietet wesentliche Vorteile gegenüber der klassischen Briefpost.
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