Das etablierte Unternehmen aus der Baubranche trat im September 2016 an uns heran und bat um ein Angebot für die Ablösung der derzeitigen EDV-Umgebung inkl. Telefonumgebung. Die EDV war zwar in einem funktionierenden Zustand aber bestand aus vielen Einzellösungen. Dies erschwerte die Wartung der Umgebung als Gesamtlösung und überstrapazierte die vorhandene Zeit des damit vertrauten Mitarbeiters. Viele Einzellösungen waren zudem an ihre Grenzen gestoßen.
Nach einem ausführlichen Beratungsgespräch legten wir dem Kunden ein Angebot für die Modernisierung der EDV- und Telekommunikationsumgebung vor. Dies wurde binnen 14 Tagen beauftragt.
Die Umstellung der vorhandenen Umgebung erfolgte in kleinen Schritten. Zuerst wurde der neue Virtualisieungsserver in Betrieb genommen und die neuen Netzfreigaben auf den Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt. So konnte der Kunde in aller Ruhe den Umzug seiner Daten selbst durchführen und dabei vorhandene Altlasten aussortieren. Im zweiten Schritt wurden die neuen zentralen E-Mail Postfächer angelegt und parallel in das gewohnte Microsoft Outlook integriert. Auch so war es dem Kunden möglich, die vorhandenen E-Mails/Kontakte/Aufgaben/Kalender selbst zu migrieren. Abschließend wurde der aus- und eingehende E-Mail Verkehr umgestellt. Über die zusätzlich geforderte revisionssichere E-Mail Archivierung, werden E-Mails rechtssicher langzeitarchiviert.
Als zweiter großer Schritt erhielt der Kund eine IP-basierte Telefonanlage von Askozia. Diese wurde als virtuelle Maschine eingerichtet um Strom für ein zusätzliches Gerät einzusparen. In Kombination mit einem Rufnummernblock erhält der Kunde jetzt direkte Durchwahlen für alle Mitarbeiter. Die Funktion Fax2Mail und Mail2Fax beschleunigt den Umstieg auf ein papierloses Büro. Mit CTI lässt sich einfach über die gewohnten Windowsanwendungen telefonieren.
Da die Baufirma sehr häufig Kundentermine außerhalb der Firma wahrnimmt, war es nötig auch unterwegs mit mobilen Endgeräten auf die Groupwareumgebung sowie die Firmendaten zugreifen zu können. Über die offenen Schnittstellen der neuen Umgebung war dies einfach realisierbar und so können auch von der Baustelle aus z. B. Pläne abgerufen oder bearbeitet werden. Ein zusätzlicher VPN-Zugang ermöglicht Heimarbeitsplätze für die Mitarbeiter.
Abgerundet wird das Konzept mit einer unterbrechungsfreien Stromversorgung, einem redundanten Raid-System sowie ein ständig lesender Zugriff auf die aktuelle Datensicherung, um mühelos selbst Daten wieder herzustellen.