Fax- und Groupware-Server mit revisionssicherer Archivierung für Versicherungsbüro

Projektbericht – Fax- und Groupware-Server mit revisionssicherer Archivierung für Versicherungsbüro

Das Versicherungsbüro aus dem Landkreis Traunstein äußerte uns gegenüber den Wunsch, einen zentralen Server für die Dateiablage, den ein- und ausgehenden Faxversand sowie sämtliche Groupware-Funktionen wie E-Mail, Aufgaben, Kontakte und Termine zu erhalten. Als Client-Software sollte weiterhin Microsoft Outlook© verwendet werden. Das Versicherungsbüro verfügte über einen ISDN-Telefonanschluss für ein- und ausgehende Faxe. Auch die revisionssichere Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails war eine gewünschte Funktion. Da der Kunde bereits die nötige Hardware besaß, bestand der Großteil der Umsetzung aus Dienstleistung.

Innerhalb von 24 Stunden wurde von uns ein Angebot für die nötige und zusätzliche Hardware sowie Dienstleistung vorgelegt. Der Kunde erteilte noch am selben Tag den Auftrag.

Die vorhandene Hardware wurde um eine ISDN-Karte erweitert. Als Serverbetriebssystem wählten wir Linux aus. Für die Dateiablage kam Samba zum Einsatz. Der Faxempfang und Versand wurde mit Hylafax in Verbindung mit dem WinPrint Hylafax Client umgesetzt. Die Groupware-Umgebung konnte mit Zarafa abgebildet werden. Für die E-Mail Archivierung wurde Benno Mail Archiv verwendet.

Nach wenigen Tagen präsentierten wir dem Kunden die fertige Lösung und übergaben diese. Der Kunde erhält eingehende Faxe digital per E-Mail zugestellt. Diese werden ebenso wie die regulären aus- und eingehenden E-Mails automatisch revisionssicher archiviert. Ausgehende Faxe werden über einen Windows-Drucker aus jeder beliebigen Anwendung verschickt. Die Eingabe einer Ziel-Rufnummer reicht aus. Der Sendungsstatus wird ebenso per E-Mail zugestellt und archiviert. Die gewohnten Groupware-Funktionen von Microsoft Outlook in Verbindung mit Exchange übernimmt jetzt Zarafa in Kombination mit Microsoft Outlook©.

Neben der enormen Einsparung bei den Lizenzkosten (Wegfall von Microsoft Serverbetriebssystem, Microsoft Exchange© Lizenzen) besitzt der Kunde jetzt ein offenes Serverbetriebssystem mit einfacher Erweiterungsmöglichkeit. Eingehende Faxe werden nur noch in Ausnahmefällen ausgedruckt. Der Papierverbrauch und Ablageplatz hat sich hierdurch deutlich reduziert.